CFO的应收账款管理策略

管理应收账款,一般分为三个阶段:

1、 新客户审核阶段。对新客户进行风险评估,确定可给与的信用额度和账期。

2、 对现有客户的应收管理阶段。对现有客户货款进行监督管理,包括:账款催收、信用额度情况、账期情况以及客户信用额度与账期的修正等。

3、 坏账处理阶段。当发生坏账时候,采取相应措施,催收坏账,或者切断信用供货。

新客户审核阶段

此阶段是成功的应收账款管理的基础。目的是为了保证未来健康的现金流,并尽量减少坏账损失。

建立有效的客户信用功能管理,最有效的方式是《新客户信用申请单》。销售人员必须非常明白,没有《信用申请单》,公司无法给客户供货。所以,销售人员每新获得一个客户,就需要填写完整的客户申请单。如果没有新客户信用信息,财务部门在收到新订单时候,还要花费时间去了解客户信用情况,让本来就繁忙的财务部门,变得更加不堪重负。

无论申请单采取何种格式,里面所包含的信息,都应该足够对客户的基本信用情况做出合理评估。比如:如果是正规公司,需要了解公司成立时间,地址,资产负债情况等尽量多的信息,以对企业付款能力做出评估。

对新用户进行审核时,最常用的方法是匹配公司的订单量和信用额度。例如,一个年订单量只有2万美金的企业,信用额度没有必要达到20万美金。我们可以设计一种可以重复使用的表格,来记录公司的信用情况,并随时用来评估调整客户的信用额度。这个表格可以包括以下几个要点:

1、 最初接触时间

2、 信用额度

3、 最高信用额度

4、 最后一笔销售情况,包括:金额、时间、付款时间等

5、 目前账款余额

6、 过往付款情况

另外,还需要了解客户公司的所有权情况,如果有必要,需要所有人进行个人担保,以减少坏账的可能。

如果有可能,可以向公司要求其审计过的财务报表。对于公众公司,这个要求很简单。私有公司,并不需要向除股东以外的任何人负责,所以获得财务报告的可能性较低。但是,能够获得财务报表,对于了解客户的信用情况,有非常积极的作用。出于保密需要,我们可以和客户签定保密协议(英文叫Non-disclosure agreement, NDA)。

如果经过一系列评估之后,信用审核经理决定不给与客户赊销的权利,也不要直接要求销售不要接单。可以和销售一起,和新客户商讨,是否可以接受其他的货款条件,比如一手交钱一手交货,或者先支付50%,7天之内再支付50%等方式。毕竟,帮助公司创造更多的收入,也是CFO的战略任务之一。

持续的应收账款监督

密切监督应收账款的回款,是CFO最重要的现金流管理工具之一。

好的监督机制和快速反应机制是核心要点。

这包括:正式的应收月度报告,账款账期定期复核和出现坏账时,公司的快速反应机制的详细指引。例如:

超期15天:应收账款专员再次向客户发送账单。

超期30天:应收专员致电对方公司或者发送Email给对方应付账款 经理。

超期45天:应收账款经理通知销售员,再次发货时候附上催收通知。

超期60天:公司CFO或其他高级财务经理,致电对方相似职位员工。在公司内部,披露有可能发生的坏账信息,商讨催收方案。

超期75天:信用经理向客户开具催收警告通知。

超期90天:将相关客户账户列入有问题账户,考虑是否继续供货。

公司的政策越紧,对账款的催收就越有利。但是,我们还需要注意在客户留存、促进销售与账款催收之间做出平衡,以达到公司业绩最大化。

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